En el post GTD: la clave de la productividad hablaba sobre lo que es GTD y qué aportaba este sistema de productividad a mi vida. Ahí prometí desarrollar con detalle cada uno de los cinco pasos que David Allen cuenta en su libro “Get Things Done”:

Recopilar
Procesar
Organizar
Revisar
Hacer

Tabla de contenidos

1 Recopilar
2 Herramientas de recopilación
3 Para empezar: recopilación total
4 Preparado para el segundo paso
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Recopilar

Recopilar no es hacer, ni siquiera pensar en lo que hay que hacer. Recopilar es colocar un recordatorio de lo que tenemos que hacer en un lugar destinado para ello.

La recopilación, como todos los pasos de GTD, es muy sencilla. Se trata de cuando se te viene en mente alguna tarea que tienes que hacer, o alguien te pide algo, lo anotas en algún lado que puedas revisar, y sigues haciendo lo que estés haciendo. Así de simple.

Herramientas de recopilación

Hay multitud de herramientas de recopilación, es cuestión de elegir la que más nos interese según nuestro contexto. Yo recomiendo simplificar al máximo en número de herramientas, para no perderse así en un sistema demasiado complejo.

Es importante tener las herramientas adecuadas cuando las necesitamos, o el sistema no funcionará bien. La idea es que si nos acordamos que hay que llevar al niño al dentista mientras estamos en el autobús, tengamos una herramienta de recopilación siempre a mano para poderlo anotar.

Éstas son las herramientas de recopilación que yo utilizo:

Una libreta. Tengo una libreta tipo moleskine que me regaló mi hija mayor y que llevo siempre conmigo. En ella voy anotando ideas que me vienen a la cabeza, mapas mentales y muchas otras cosas. En el trabajo tengo otra.
Una bandeja de entrada física, de las de escritorio. La utilizo para poner documentos con los que luego tendré que hacer algo. También tengo otra en el trabajo.
Una aplicación para el móvil. Yo uso Wunderlist, pero cualquier aplicación tipo lista de tareas puede servir: Evernote, Things, Google Tasks… Te sirve para anotar rápidamente las tareas pendientes, grabar notas de voz, etc…Para mí es importante que esté sincronizada con el ordenador.

Parecen pocas, pero para mí son suficientes. Recuerda: sencillo es mejor.

Para empezar: recopilación total

Si nunca has usado GTD tienes que empezar por una recopilación total en distintos contextos: físico, mental y virtual. Esto puede llevarte entre 6 y 8 horas en total.

Recopilación física

Date una vuelta por tu casa, lugar de trabajo, coche… y anota en tu herramienta de recopilación todo aquello que tengas pendiente por hacer.

Esta recopilación también te sirve para simplificar: si ves algún objeto que ya no lo quieres, tíralo, dónalo o regálalo.

No te pongas a hacer nada en el momento. Se trata solamente de recopilar tareas pendientes.

Ve mueble por mueble, habitación por habitación… revisa todo.

Recopilación mental

Anota en tu herramienta de recopilación todas aquellas cosas que están en tu mente y que necesiten una acción por tu parte, como por ejemplo:

Proyectos empezados y no terminados
Proyectos que aún debes empezar
Obligaciones/promesas para otras personas: pareja, hijos, familia, amigos, compañeros, objetos prestados…
Comunicaciones que realizar/recibir, hacer o responder: llamadas, notas…
Acontecimientos próximos: cumpleaños, aniversarios, ocasiones especiales,eventos, viajes…
Cosas por hacer: lugares dónde ir, personas con las que reunirse, reparaciones, fechas médicas…
Administración: temas económicos
Casa, familia, mascotas: temas de salud, hobbies, recados, colegio, comunidad…

Anota todo, por muy simple que te parezca. Recuerda que se trata de liberar tu mente.

Recopilación virtual

Revisa todos aquellos aparatos virtuales donde se haya podido acumular algo que requiera acción por tu parte. Anota estas tareas en tu herramienta de recopilación. Por ejemplo:

Revisa tu móvil: contactos, fotos, archivos
Revisa tu ordenador: todas las carpetas y archivos
Revisa tu email: todos los correos electrónicos

Preparado para el segundo paso

Cuando hayas hecho esta recopilación total, puedes estresarte un poco; no te preocupes, pronto podrás procesar toda esa información y finalizar tareas. Pero por ahora: ¡libera tu mente!